Списание спирта в бюджетных учреждениях

Порядок учета спирта и его списания в медицинских учреждениях имеет ряд особенностей. И о них следует помнить...

Спирт — это медицинское средство
Учреждения здравоохранения учитывают спирт в составе медикаментов. Порядок учета таких активов определен в Инструкции по учету медикаментов, перевязочных средств и изделий медицинского назначения в лечебно-профилактических учреждениях здравоохранения. Напомним, что эта Инструкция утверждена приказом Минздрава СССР от 2 июня 1987 г. № 747. Согласно указанному нормативному акту, в аптеках, отделениях (кабинетах) учреждений этиловый спирт подлежит предметно-количественному учету.
С лицами, ответственными за сохранность спирта, заключается договор о полной индивидуальной материальной ответственности. Не реже двух раз в год проводится проверка фактического наличия спирта постоянно действующей комиссией. Ее специально назначает приказом руководитель учреждения.
Отметим, что порядок учета спирта имеет ряд особенностей, обусловленных наличием в учреждении аптеки и ее отсутствием. Рассмотрим разные ситуации.

Если в учреждении есть аптека…

…учет спирта ведут в Книге предметно-количественного учета аптекарских запасов (ф. № 8-МЗ). Помните, что ее страницы должны быть пронумерованы и заверены подписью главного бухгалтера. Записи в книгу вносят ежедневно.
Спирт, поступивший в аптеку от поставщиков, принимают к учету на основании представленных ими сопроводительных документов.
Отпуск спирта из аптеки материально ответственным лицам отделений (кабинетов) производится заведующим аптекой или его заместителем на основании Требования-накладной (ф. № М-11, 0315006). Ее утверждает руководитель учреждения (или соответствующее уполномоченное лицо). Отметим, что Требование-накладную используют и при передаче материальных запасов от одного материально ответственного лица другому. Данные формы 0315006 заносят в Ведомость выборки израсходованных лекарственных средств, подлежащих предметно-количественному учету (ф. № 1-МЗ). Эту ведомость подписывает заведующий аптекой или его заместитель.
Отделениям (кабинетам) спирт отпускается в размере 10‑дневной потребности.
Общее количество отпущенного аптекой спирта за день указывают в форме № 8-МЗ (работник бухгалтерии учреждения обязан регулярно проводить выборочные проверки правильности ведения указанных документов (не реже одного раза в квартал)).
Сумму спирта, отпущенного аптекой отделениям (кабинетам) за месяц, отражают в Отчете аптеки о приходе и расходе аптекарских запасов в денежном (суммовом) выражении (ф. № 11-МЗ). Данный отчет служит основанием для списания спирта.
Согласно Правилам, которые утверждены приказом Минздрава России от 12 ноября 1997 г. № 330, списание спирта возможно, только если спирт израсходован в установленные сроки. В противном случае сверхнормативные запасы спирта с учета не списывают. Материально ответственные лица в отделениях (кабинетах) составляют Отчет о движении лекарст-венных средств, подлежащих предметно-количественному учету (ф. № 2-МЗ). Его направляют в бухгалтерию. Именно на основании этих документов фактически израсходованный спирт списывают с учета (передачу его из аптек в отделение оформляют как передачу спирта от одного материально ответственного лица другому).

Особенности двойного учета

Для медицинских учреждений в учет спирта есть некоторая специфика. Она заключается в том, что медучреждения должны скрупулезно вести учет списания спирта и как материала, и как медикамента. В первом случае на основании Инструкции № 25н, во втором-на основании специализированных отраслевых актов. Причем бюджетные медицинские учреждения могут использовать спирт в следующих целях:
- для собственных нужд, в процессе выполнения своей функции;
- для изготовления лекарственных препаратов.

…спирт от поставщиков получают материально ответственные лица, старшие медицинские сестры отделений (кабинетов), главные (старшие) медицинские сестры амбулаторно-поликлинических учреждений по доверенностям (ф. № М-2, № М-2а). Заметьте: срок их действия устанавливается не более чем на текущий квартал.
Полученный от поставщиков спирт принимают к учету на основании сопроводительных документов поставщика и хранят в отделениях (кабинетах).
Учет этого специфического актива ведется главной (старшей) медицинской сестрой. По истечении каждого месяца она представляет в бухгалтерию отчет по форме № 2-МЗ. Его утверждает руководитель учреждения здравоохранения. Обратите внимание: списать спирт можно только на основании верно оформленных документов.

Потери спирта списывают по нормам

Спирт имеет свою специфику. Он подвержен естественной убыли. Нормы естественной убыли спирта отражены в документах:
— приказ Минсельхоза России от 12 декабря 2006 г. № 463;
— приказ Минздрава России от 20 июля 2001 г. № 284;
— приказ Минздрава СССР от 30 августа 1991 г. № 245.
Каждый из этих документов содержит условие списания спирта в пределах норм. Их применяют только в случаях выявления недостачи при проведении инвентаризации. Списание при отсутствии фактических потерь не допускается.
Размер естественной убыли определяется по установленной форме — Расчет естественной убыли лекарственных средств и изделий медицинского назначения (приложение к приказу № 284).

В бюджетном учете медицинских учреждений движение спирта отражается на счете 105 01 000 «Медикаменты и перевязочные средства» по правилам, установленным Инструкцией № 25н. Проводки будут такими:

И.В. Артемова,
главный бухгалтер, консультант

Активное ограничение использования этилового спирта в учреждениях здравоохранения проводится уже более 5 лет, с 2006 года, после введения лицензирования права работы с продукцией, содержащей этиловый спирт. С 1 июля 2012 года понятие "этиловый спирт" будет расширено. Кроме того, будет введено понятие "этиловый спирт по фармакопейным статьям". Это означает, что спорных моментов (учет спиртосодержащих салфеток и антисептиков на основе этилового спирта, нормирование расхода горючего для спиртовок и т. д.) станет больше. Некоторые из неурегулированных вопросов можно решить при помощи внесения изменений в учетную политику учреждения в связи со вступлением в силу отдельных положений Федерального закона 18.07.2011 № 218-ФЗ.

Общие требования к организации учета

Ужесточение контроля за назначением и отпуском этилового спирта, а также спиртосодержащих лекарств позволило упорядочить расходование этих средств и сократить производство многих спиртосодержащих настоек и экстрактов. Кроме того, на основе использования новых антисептических средств стало возможным ограничение применения спирта при медицинских манипуляциях. Политика ограничений построена на прочной нормативно-правовой основе, регулирующей общие требования к порядку учета этилового спирта, которые установлены следующими нормативными документами:

Отпуск спирта

Порядок отпуска спирта из аптек установлен Приказом № 785, согласно приложению № 1 к которому этиловый спирт относится к лекарственным средствам, подлежащим предметно-количественному учету в аптечных учреждениях, организациях оптовой торговли лекарственными средствами, лечебно-профилактических учреждениях и частнопрактикующими врачами.

Предметно-количественный учет спирта этилового в медицинской организации

Отметим, что порядок учета лекарственных средств, подлежащих предметно-количественному учету, действующим законодательством не установлен.
Внутренний контроль соблюдения работниками аптеки порядка отпуска лекарственных средств, подлежащих предметно-количественному учету, осуществляет руководитель (заместитель руководителя) аптеки или уполномоченный им фармацевтический работник (п. 4.1 Приказа № 785). Следовательно, учет этилового спирта должен осуществляться в журнале по форме, утвержденной внутренним приказом руководителя учреждения.
Для аптек в настоящее время действует Приказ № 14, в котором установлена форма АП-10 "Журнал учета ядовитых, наркотических, других медикаментов и этилового спирта". Лечебно-профилактические учреждения также могут использовать данную форму для предметно-количественного учета спирта или разработать на ее основе собственный вариант.
Приказом № 14 утверждены рекомендации по заполнению журнала АП-10. Журнал открывается на год. Для каждой фасовки, дозировки наименования медикаментов отводится отдельный лист (разворот). Поступление отражается в журнале по каждому приходному документу в отдельности с указанием номера и даты. Расход записывается дневными итогами с подразделением на отпуск по амбулаторной рецептуре и отпуск лечебно-профилактическим учреждениям, аптечным пунктам и отделам аптеки, магазина.
Журнал заполняется заведующим аптекой (отделом), бригадиром или их заместителями. В графе "Фактические остатки" ставится также подпись лица, проверявшего наличие ценностей.
Для лечебно-профилактических учреждений, кроме того, целесообразно вести учет раздельно для каждой фасовки и дозировки, поступление отражать по каждому документу, а расход — дневными итогами. Заполнение журнала обычно поручают главной или старшей медицинской сестре, которые проверяют фактическое наличие ценностей по итогам дня.

Правила отпуска этилового спирта

1. Спирт этиловый приказом МЗ? 110 включен в Перечень лекарственных средств, подлежащих предметно-количественному учету.

2. В соответствии с приказом? 308 концентрацию водно-спиртовых растворов выражают по объему.

Крепость (%) по объему — это количество абсолютного (безводного) спирта в 100 мл водно-спиртовой смеси.

3. Если в рецепте не указана концентрация спирта, то используют спирт в концентрации 90% (приказ МЗ РФ? 308 от 21.10.1997 г.).

УЧЕТ МЕДИКАМЕНТОВ, СПИРТА, РЕНТГЕНПЛЕНКИ И ХИМИЧЕСКИХ РЕАКТИВОВ В ЗАВЕДЕНИЯХ ЗДРАВООХРАНЕНИЯ

Этиловый спирт выписывают на бланках формы 148 (приказ МЗ РФ? 110 от 12.02.2007 г.). Срок действия рецепта — 10 сут. На рецепте должны быть штамп, печать ЛПУ «Для рецептов», подпись и личная печать врача.

5. Отпуск этилового спирта проводится амбулаторным больным по рецептам врачей в чистом виде независимо от концентрации:

— до 50 г — по рецептам с надписью «Для наложения компрессов» (с указанием необходимого разведения) или «Для обработки кожи»;

— до 100 г — больным с хроническим течением болезни по рецептам с надписью «По специальному назначению», отдельно скрепленной

подписью врача и печатью лечебно-профилактического учреждения «Для рецептов».

6. Взамен рецепта на этиловый спирт больным выдается копия рецепта.

7. Рецепты на этиловый спирт на бланках формы? 148 остаются в аптеке и хранятся в течение 1 года.

8. Лечебно-профилактические учреждения здравоохранения получают спирт на основании требований, подписанных руководи- телем учреждения, по отдельной доверенности. Отпускается в этом случае спирт без учета колебаний концентрации (от 96 до 97%) по массе, без дополнительного разведения. В требовании указывается концентрация отпущенного спирта. Количество этилового спирта, израсходованного для приготовления лекарств по рецептам или требованиям лечебных учреждений, учитывается в аптеках еже- дневно. Учет ведется по массе (г) той концентрации, что получила аптека. С этой целью на обратной стороне требования указывается количество спирта в граммах, отпущенного по прописи. При этом используются таблицы перерасчета (ГФ XI, табл. 5). Внутриаптечный учет этанола ведется не на 100% этанол, а на массу 95% с указанием крепости по объему.

РАЗВЕДЕНИЕ СПИРТА

При смешивании спирта с водой наблюдается разогревание смеси и уменьшается объем по сравнению с арифметической суммой объемов исходных жидкостей.

Правило 2

При смешивании спирта и воды сохраняется закон сохранения массы, но объем смеси не равен сумме объемов спирта и воды. Явление уменьшения объема (сжатие) называется КОНТРАКЦИЕЙ.

Например: 60 л абсолютного (безводного) спирта и 40 л воды дают не 100 л раствора, а 96,64 л.

Примечание к правилу 2. В аптеках, где получают небольшое количество спиртоводных растворов (до 1 литра), этим явлением пренебрегают (не учитывают).

УЧЕТ И СПИСАНИЕ СПИРТА И ЕГО СМЕСЕЙ В ВОИНСКИХ ЧАСТЯХ

103. Общие положения и обязанности должностных лиц по учету, определяемые Руководством по учету вооружения, техники, имущества и других материальных средств в Вооруженных Силах СССР, распространяются также и на учет спирта.

104. Учет спирта и его смесей ведется в подразделении, на складе и в службе горючего воинской части, а также на корабле.

105. Учет спирта и его смесей в воинских частях и на складах горючего ведется по формам, установленным настоящей Инструкцией и Руководством по учету вооружения, техники, имущества и других материальных средств в Вооруженных Силах СССР. На каждый сорт спирта и его смесей в книге учета открывается отдельный лицевой счет (форма 27).

106. Учет этилового спирта ведется в килограммах водноспиртового раствора при крепости, указанной в паспорте на данную партию при 20°С.

107. Принятый комиссией по акту спирт приходуется в книге учета наличия и движения материальных средств (формы 26 и 27). При этом производится пересчет получаемого и выдаваемого спирта и его смесей из литров в килограммы.

108. Записи в книге учета делаются в день приема или отпуска спирта на основании полностью оформленных документов.

109. Естественная убыль спирта при хранении, перемещении

И. Транспортировании железнодорожным, водным или автомобильным транспортом актируется и списывается на основании данных замера или взвешивания.

110. Нормы предельно допустимых потерь спирта утверждается постановлением Госснаба СССР и объявляются приказом заместителя Министра обороны СССР - начальника Тыла Вооруженных Сил СССР.

111. Списание естественной убыли при хранении спирта в резервуарах производится ежемесячно, порезервуарно. Потери сверх норм естественной убыли в одном резервуаре не могут компенсироваться за счет отсутствия потерь в других резервуарах. .Списание естественной убыли при хранении спирта в та-

ре (бочках, канистрах, бутылях) производится в процентах к Общему количеству хранимого спирта без разбивки по отдельным тарным местам.

Списанию подлежат фактические потери в пределах установленных норм.

112. Учет спирта в массовых единицах ведется с точностью до десятых долей килограмма, при этом сртые доли килограмма менее 0,05 отбрасываются, а равные 0,05 и более принимаются за одну десятую килограмма.

113. При выдаче спирта со складов горючего в массовых единицах в талонах чековых требований и накладных в графе «Плотность» указывается крепость выдаваемого спирта при 20°С.

114. Спирт, полученный со спиртобаз и е ваводов-постав-щиков в декалитрах безводного спирта, пересчитывается в килограммы водно-спиртового раствора реальной крепости при 20°С. Порядок перевода объемных единиц в массовые и из массовых единиц в объемные указан в приложении 1. Произведенный пересчет должен прикладываться к документам приема (отгрузки, выдачи) спирта и его смесей и храниться вместе с ними.

115. Отпуск спирта и его смесей со склада горючего воинской части производится ограниченному кругу лиц, объявленных приказом по части и способных обеспечить их сохранность.

116. Выдача со склада спирта для проведения технического обслуживания и ремонта техники производится на основании расчета-заявки по накладным, подйиобННцм командиром части, после представления акта (приложение 14) об израсходовании ранее полученного спирта.

117. Потребность в спирте при составлении расчета-заявки должна определяться необходимостью проведения регламентных работ и ремонта изделий в течение календарного месяца.

118. Спирт выдается лицам, непосредственно производящим работы с ним, в количествах, необходимых для его применения в течение текущего дня, под роспись в журнале учета спирта.

119. Основанием для составления акта на списание спирта и его смесей в подразделении является запись начальника группы регламентных работ о проведении соответствующей технологической операции, подтвержденной подписью лица, непосредственно проводившего операцию.

120. Спирт, глицерин и дистиллированная вода, израсходованные для приготовления смесей, списываются с лицевого счета склада горючего и части, а полученные смеси приходуются на основании акта (форма 15).

121. Раздаточная ведомость (форма 8) на заправку техники спиртом и его смесями составляется в службе горючего воинской части на каждое подразделение в отдельности и передается на исполнение начальнику склада горючего воинской части. В конце каждого рабочего дня начальник склада горю-

чёГо воинской части подводит итоги Выдачи с!ш£>та й ёго смесей (в литрах и килограммах) в ведомости и представляет ее начальнику службы горючего части.

122. Отпуск спирта или его смесей для заправки техники производится под расписку в книге учета (форма 37). Одновременно начальник склада горючего передает лицу, ответственному за заправку техники, ведомость (форма 8), по которой оформляется заправка техники спиртом или его смесями и прием сливаемого из нее спирта (смеси).

123. Заправка и прием спирта (смесей) оформляются раздельно. По окончании заправки (приема) спирта (смесей) ведомость и оставшийся (принятый) спирт (смесь) ответственный за заправку сдает на склад горючего воинской части. О приеме спирта (смесей) и ведомостей (форма 8) начальник склада горючего расписывается в книге учета (форма 37).

124. Учет спирта (смесей) в подразделении организуется командиром подразделения, в авиационной части ведется инженерно-авиационной службой. Спирт и смеси, полученные (сданные) подразделением, приходуются (списываются) по книге учета (форма 26) в тот же день.

125. В службе горючего авиационно-технической части на основании раздаточных (сдаточных) ведомостей выписывается на выданный авиационной части (сданный ею) спирт (смеси) накладная (форма 2) в двух экземплярах. Второй ее экземпляр вместе с указанными ведомостями передается под расписку в книге учета (форма 25) заместителю командира авиационной части по инженерно-авиационной службе. Первый экземпляр накладной остается в службе авиационно-технической части и служит основанием для изменения записей в карточке учета (форма 44) об остатке спирта (смесей),"числящегося за авиационной частью.

126. Заправка изделий спиртом (смесями) и слив спирта (смесей) из изделий на других аэродромах оформляются чековыми требованиями, в которых указываются количество раствора в килограммах, крепость и температура смеси, а также количество содержащегося в этих смесях спирта. Чековые требования являются основанием для оприходования или списания с учета части спирта (смесей).

127. Заместитель командира авиационной части по инженерно-авиационной службе ежемесячно передает начальнику службы горючего авиационно-технической части донесение (форма 24).

Донесение составляется на основании данных полетных листов, стартовых хронометражных журналов, формуляров самолетов (вертолетов), штурманских бортовых журналов, раздаточных (сдаточных) ведомостей, чековых требований, накладных и актов (форма 11) о снятии остатков спирта (смесей), а также записей в актах (форма 12) о принятом (переданном)" спирте (смесях) с самолетов (вертолетов).

Определяют содержание абсолютного (безводного) этанола, исходя из данных концентраций.

1 действие. Сколько абсолютного этанола содержится в 20 л 40% этанола? в 100 л 40% этанола содержится 40 л абсолютного спирта в 20 л –х

х = 20× 40/100 = 8 л абсолютного этанола2 действие . Сколько абсолютного этанола содержится в рекуперате:

в 100 л 12% этанола содержится 12 л абсолютного спирта в 5 л – х

х = 5× 12 /100 = 0,6 л абсолютного этанола.

3 действие. Сколько необходимо добавить абсолютного этанола к 12% рекуперату, чтобы получить 40% этанол:

8 – 0,6 = 7,4 л абсолютного этанола.

4 действие . Определяют объем 95,6% этанола, соответствующий 7,4 л абсолютного этанола (сколько 95,6% этанола следует добавить к 12% этанолу):

95,6 л абсолютного этанола содержится в 100 л 95,6% этанола

х = 7,4× 100/95,6 = 7,74 л 95,6% этанола.

Ответ : Для получения 20 л 40% этанола необходимо к 5 л 12% рекуперата добавить 7,74 л 95,6% этанола и 7,77 л рассчитанного количества воды (или довести водой до 20 л при 20 °С с учётом явления контракции).

III. Учёт этилового спирта

Задача 14. Израсходовано 100 л этанола концентрацией 30%. Определить объём израсходованного этанола в пересчёте на 95% этанол при 20 °С.

1 действие. Определяют израсходованное количество безводного этанола:

х = 100× 30/ 95 = 31,57 л 95% этанола.

Задача 15. Определить массу и объём 95% этилового спирта, содержащегося в 100 л 90% этанола при 20 °С.

находят, сколько безводного этанола содержится в 1 кг 95% этанола: 1,1723 л б/в этанола содержится в 1 кг 95% этанола

90 л б/в этанол – х

х = 1× 90/1,1723 =76,772 кг 95% этанола.

3 действие. Определяют объём 95% этанола 95 л б/в этанола содержится в 100 л 95% этанола 90 л б/в спирта –х

х = 90× 1 00/95 = 94,736 л 95 % этанола.

Задача 16. Израсходовано 150 л 70% этанола, отмеренного при температуре 22 °С.

Определить объём израсходованного этанола в пересчёте на безводный этанол, а также объём и массу 95% этанола при 20 °С.

1 действие. Определяют объём безводного этанола. По таблице V ГОСТа находят множитель для 70% при температуре 22 °С и вычисляют количество безводного этанола.

В 1 л 70% при 22 °С содержится 0,6987 л б/в этанола в 150 л – х

х = 0,6987× 150 = 104,805 л б/в спирта.

2 действие . Определяют объем 95% этанола 95 л б/в этанола содержится в 100 л 95% этанола 104,805 л –х

х = 104,805× 100/ 95 = 110,32 л 95% этанола.

3 действие. Определяют массу 95%, используя таблицу VI ГОСТа 1,1723 л б/в этанола содержится в 1 кг 95% этанола 104,805 л –х кгх = 104,805/1,1723 = 89,39 кг 95% этанола

Задача 17. Со склада получено 200 л этилового спирта концентрации 96,2%. Израсходовано 150 л 70% этанола, затем 100 л 70% этанола. Определить остаток этанола по объёму и массе в пересчете на 95% этанол. Температура во всех случаях соответствует 20 °С.

Решение проводят через определение безводного этанола.

1 действие. Сколько безводного спирта получено со склада?

х = 96,2× 200/ 100 = 192,4 л б/в этанола.

2 действие. Сколько безводного этанола израсходовано? А) Израсходовано 150 л + 100 л = 250 л 70% этанола.

Б) В 100 л 70% этанола содержится 70 л б/в этанола в 250 л – х х = 175 л б/в спирта.

3 действие. Определяют остаток безводного этанола

192,4 – 175 л = 17,4 л б/в этанола.

4 действие . Рассчитывают остаток безводного этанола в пересчёте на 95% этанол

95 л б/в этанола содержится в 100 л 95% этанола 17,4 л – х

х = 17,4× 100 / 95= 18,31 л 95% этанола.

5 действие. Определение массы 95% этанола проводят по таблице VI ГОСТа

1,1723 л б/в этанола содержится в 1 кг 95% этанола 17,4 л – х х = 17,4× 1/1,1723 = 14,84 кг 95% этанола.

Задача 18 . Стеклянный спиртомер класса А при температуре 17,7 °С погружается до деления 98,7. Определить содержание этанола в объёмных

погружается до деления 98,0. Определить содержание этанола в объёмных процентах. Сколько килограммов безводного этанола при 20 °С содержится в 100 л исследуемого этанола?

1 действие. По табл. III A ГОСТа (том 3) С% = 97,9%

2 действие. По табл. 1 ГФ ХI находят массу б/в этанола m = 77,28 кг б/в этанола содержится в 100 л 97,9% этанола.